Googleシリーズ! Googleスプレッドシート で仕事をチームで共有

Googleスプレッドシート 使ってます??

少しでも仕事で楽したい!オッサンLabo(ラボ)のオッサンです。

仕事に必須なソフトと言えば「表計算ソフト!」表計算ソフトと言えば・・・
MicrosoftのExcelは必須ツールですよねぇ

オッサンも毎日のようにお世話になっております。

でもGoogleが提供する「Googleのスプレッドシート」も表計算ソフトとして超便利!

Microsoft Excelにはで出来ないことが出来たりします。

詳しく説明するとキリがないので、オッサンが使って『おぉこれは便利!』って
思ったことだけ紹介する身勝手な記事でございます。

Googleスプレッドシート とは ??

共有編集

Excelしか知らないオジサン達は、Googleスプレッドシートって聞いたことがないかも・・・

Googleスプレッドシートとは、以前に書いた「Google Drive」でも少し紹介しましたが、
表計算やグラフでデータを視覚化出来るMicrsoft ExcelのGoogle版です。

Gmailアカウントを持っていれば誰でも無料で利用できるので、
表計算ソフトを普段から利用している人なら、ぜひ一度試して欲しいツールです。

Excelと Googleスプレッドシート の違い

市販されているパソコンの殆どにMicrosoftのOffice製品がインストールされていますよね?
会社で支給されるパソコンには絶対です。

オッサンLabo

ということは結局、Excelみたいなことは出来ないんでしょ?

って言われる方のために、MicrosoftのExcelとの違いを紹介します。

インターネット環境が必要

Googleスプレッドシートは、Googleのwebサービスの一つなので、
Googleスプレッドシート利用するときにはインターネット接続が必須なんですよねぇ

もしインターネットにつながっていないと、当然 使えません (´;ω;`)

使えない関数がある

MicrosoftのExcelでは、当然「関数」を使ってますよね?

たまぁ~に「関数」を使っていない人もいますが・・・

「関数」を使わなければExcelを利用する意味が無いくらい重要な機能の「関数」ですが
Googleスプレッドシートでは、Excelで使える関数が「全て」使えるわけではありません。

使えない「関数」があるのは「関数の使い手」には、少々がっかりかも。

VBAが使えない

VBA(Visual Basic for Applications)とは、プログラミング言語の1つで
Excelの機能の一つとして実装されています。

オッサンLabo

えっ??VBAってナニ?見たことがない?

と言われるオジサン達も多いと思いますが、VBAは非常に便利で定型的な業務を自動化したり独自のソフトやゲームまで作ることが出来るんですよねぇ

VBAが使える人にとっては、ちょっと残念かも・・・

Googleスプレッドシート のココが便利!

Googleスプレッドシート便利

オッサンLabo

うーんExcelと同じことが出来ないなら・・・Gooleスプレッドシートはちょっとねぇ

と思われますよね?そもそもGoogleスプレッドシートって何ができるの!?

オッサンLabo

実は・・・MicrsoftのExcelと『似た』ようなことが出来ます!

Googleスプレッドシートの出来ること全てを紹介するとキリがないので
オッサンがGoogleスプレッドシートを利用して「便利」と思ったところを紹介しますね。

利用できる関数がある

先ほどは、Excelの関数が「全て」使えないと紹介しましたが・・・
使用頻度の高い「関数」はGoogleスプレッドシートでも使用できます。

さらにGoogleスプレッドシート独自の関数もカナリ用意されているので・・・
Excelよりも使える関数は多いかも。

Googleスプレッドシートで使用可能な関数

この記事で紹介できるGoogleスプレッドシートで利用できる関数は、ごく一部です。

「Googleスプレッドシートで利用できる全ての関数」は以下をご参照くださいね。

AVERAGE データセット内の値の平均値を返します。テキストは無視されます。
AVERAGEIFS 複数の基準に応じた範囲の平均を返します。
CHOOSE 指数に基づいて値のリストから要素を返します。
COUNT データセット内の数値の個数を返します。
COUNTIF 範囲内で条件に一致する要素の個数を返します。
DATE 指定した年、月、日を日付に変換します。
FIND 特定の文字列がテキスト内で最初に現れる位置を返します。
FINDB 全角文字を 2 文字として数えて、テキスト内で文字列が最初に見つかった位置を返します。
IF 論理式が TRUE の場合はある値を返し、FALSE の場合は別の値を返します。
INDEX 行と列のオフセットで指定したセルのコンテンツを返します。
INT ある数値をその数値以下の最も近い整数に切り捨てます。
LOOKUP 行または列でキーを検索し、検索行または検索列と同じ位置にある結果範囲のセルの値を返します。
MATCH 指定した値と一致する範囲内のアイテムの相対的な位置を返します。
MAX 数値のデータセットにおける最大値を返します。
MIN 数値のデータセットにおける最小値を返します。
NOW 現在の日付と時刻を日付値として返します。
ROUND 標準規則に従って、ある数値を指定した小数点以下の桁数に四捨五入します。
SUM 一連の数値またはセルの合計を返します。
SUMIF 範囲内の条件に一致するセルの合計を返します。
TODAY 現在の日付を日付値として返します。
VLOOKUP 範囲の 1 列目で指定したキーを垂直方向に検索し、同じ行内にある指定したセルの値を返します。

結構、必要な関数は使えそうですよねぇ

オッサンとしては「VLOOKUP」を一番使用するので、利用できるのは嬉しいですね。

ところで関数を使う上でExcelとはチョット違いがあります・・・

Googleスプレッドシートでの関数の使い方

Excelの場合「fx」をクリックすれば、関数メニューになりますが・・・

Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートの場合は・・・
メニューから「挿入」⇒「関数」を選択する必要があります。

Googleスプレッドシート
さらにGoogleスプレッドシートは、関数の入力方法も違います・・・

本家Excelは、ご親切に関数式入力用のウィンドウが開くのに対して・・・
Googleスプレッドシートの関数式入力画面は「小さい!」

Googleスプレッドシート
細かいことかもしれませんが、ちょっと使いにくく感じるかもしれませんね。

スクリプトが使える

先ほどGoogleスプレッドシートは、VBAが使用できないといいましたが、
代わりとなるGoogleスクリプトが使用できます。

Googleスクリプトとは、JavaScriptと呼ばれるプログラム言語ベースの開発環境です。

ExcelのVBAはと同じく、Googleスクリプトを利用すれば様々な作業を自動化出来ますよ。

Googleスプレッドシートから、Googleスクリプトを利用するには
「ツール」メニューから「スクリプトエディタ」を選択します。

Googleスプレッドシート
すると以下のようなコードが表記された画面が表示されます。

Googleスプレッドシート
スクリプトの詳しい使い方は(さほど詳しくないけど・・・)、需要があれば書きます。

ただGoogleスクリプトのサンプル集が、WEB上に沢山掲載されているので、
ぜひ参考にしてみてください。

共有編集が使える

「チームで共有編集」Googleスプレッドシート一番のメリットがコレですよねぇ

数年前は「共有編集」が出来なかった気がしたけど・・・

Googleスプレッドシートは、インターネットに接続されているため複数人での
同時編集が可能なのです!

仕事だと一つのファイルを参照しながら作業するっていうことありますよね?
Googleスプレッドシートなら「共有して同時編集」が可能なので
複数の人と一気にデータを更新することが出来るのです!

仕事で活用できるのは間違いなしですよねぇ

活用方法

Googleスプレッドシートで「共有編集」すれば「在庫管理」なんて便利ですよね

  • Aさんが「在庫数」を入力
  • Bさんが「商品名と単価」を入力
  • Cさんが「管理表を見て販売」する

という事が可能になるということです。

Googleスプレッドシート
さらに「チャット機能」もあるので、同じファイルを見ながら
「この商品を注文しといて!」とか「正式な商品名を教えて!」といったやりとりを
リアルタイムで行うことも可能です。

Googleスプレッドシートの利用方法
同時編集やチャットは、Googleスプレッドシートならではの機能ですねぇ

Googleスプレッドシートって使える!

Googleスプレッドシート共有

これまで仕事の表計算ソフト = Excel って感じでしたが、
Googleスプレッドシートの使い勝手の良さに驚かされます。

もちろん、webアプリであるため通信速度に影響されたり、
インターネットにつながってないと使えないなど色々制約はありますが・・・
簡単な共有データなどはGoogleスプレッドシートで作成してもいいかもしれません。

それに、Excelともある程度の互換性があるので、これまでにExcelで作成したデータを
Googleスプレッドシートで読み込んで直ぐに編集ができるようになります。

今まで、表計算ならExcel一本だったオジサン達も、仕事で楽するためにも
Googleスプレッドシートで仕事効率がアップしてみませんか?

こんな人にオススメGoogleスプレッドシート

  • GoogleDriveを利用している
  • インターネットに常に接続する環境にある
  • チームで作業することが多い
  • 表計算ソフトを利用している

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