受付 業務 システム を自作してみました!

受付 業務 システム を 自作してみました!

受付の仕事って大変ですよねぇ オッサンLABO(@ossan_labo)のオッサンです!

さてオッサンLABOは、仕事で受付などをすることがあります

受付って、お金や席の案内などなど・・・

いろいろ業務があって、受付って混雑することが多いんですよね

ということで今回の記事テーマは・・・

記事のテーマ受付業務で使えそうなシステムを自作してみた

というお話しです

受付 業務

受付 業務 システム

受付 業務って本当に仕事が沢山ありますよねぇ

たとえば、セミナーや結婚式などの受付だと・・・

  • 参加者に名前を書いてもらう
  • 参加費用を支払ってもらう
  • 参加者をテーブルへ案内する

などなど、受付の業務ってたくさんありますね

受付 トラブル

受付が混雑すると、いろいろトラブルが起きます

これまでに経験した、受付トラブルを紹介しますね

人が溜まる

受付で名前を書いてもらうと、どうしても時間がかかってしまいますよね

事前に出欠が判っていて、参加者のチェックリストを作成したところで・・・

リストから参加者を探すのに、やっぱり時間がかかってしまいますよね

そこに参加費用や領収書のお渡しなどすると・・・・

受付に参加者の長い列が出来てしまうのです

これでは、会場スタッフにも参加者にもストレスになってしまいますよね

参加状況が判らない

次に考えられる受付でのトラブルは・・・

どれくらいの参加状況が判らず、参加者を空いてる席に案内出来ないというトラブルです

オッサンLabo

お席は、コチラです!

など案内しておきながら、席が空いてないと参加者も気分が悪いですよね

特に、セミナーなどの場合・・・

事前申し込み無しに参加者が来ると、参加状況をしっかり把握しておかないと大変です

受付 業務 システム を自作する

受付 業務 システム

という事で、受付トラブルを防ぐようなシステムが作れないかと考えてみました

もちろんオッサンLABOは、複雑なプログラミングなど出来ません!

既存のプラットフォームを利用して・・・

リアルタイムで参加者の状況を把握できる、受付業務システムが作れないか考えます

プログラミング 学習 に 挫折 しそう・・・ 独学でPHPを学んでいるオッサンLABO(@ossan_labo)のオッサンです ...

one driveを利用する

リアルタイムで集計すると言えば、以前にGoogle フォームでクリッカーを作成しました

Google スプレッドシートでも作れそうでしたが・・・

Google スプレッドシートの場合、WEB上で修正を行うため多少の遅延が発生します

受付 業務はスピード勝負!

ということで今回は、Microsoft社が提供しているクラウドサービスを利用しました!

one driveなら、PCにインストールされたExcelを利用できるので遅延がありません

Microsoft OneDrive

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下準備

受付 業務 システムを作る前に、下準備が必要です

まずは事前に確認できた参加者一人一人に、テーブル席を割り当てます

仮に「出席者データリスト」というExcelシートにします

出席者データリスト
参加者氏名 テーブル番号
山田 太郎様 A
田山 花子様 Q

今回は、事前に確認できた参加者一人一人にA~Qまでのテーブル番号を割り当てました

VLOOKUP関数を利用する

次にエクセルの関数システムを利用します

今回利用する関数は「VLOOKUP」という関数を利用しました

参加者の氏名が入力されると・・・

「出席者データリスト」を参照して、テーブル番号を表示する 受付 業務シートを作成します

つまり、山田太郎様という参加者が来たら・・・

  • 氏名を入力 ⇒(VLOOK UP)⇒  テーブル番号が表示される
受付 業務シート
参加者氏名 テーブル番号
山田 太郎様 A
(氏名の入力待ち) (VLOOK UP関数)
VLOOKUP関数

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索の型])

COUNTIF関数を利用する

次に表示されたテーブル番号を「COUNTIF関数」で集計するようにします

A~Qまで用意されたテーブルの席数をカウントできる、座席状況シートを準備します

これが状況を管理する 受付 業務システム の基になるわけです

座席状況シート
テーブル番号 着席可能人数 現在の参加者人数
A 10 9
B 10 (COUNTIF関数)

あとは条件書式などで「現在の参加人数」が「8」を超えると色を付けるなど・・・

表示条件指定をすれば、より座席状況が判りやすくなります

COUNTIF関数

=COUNTIF(範囲, 検索条件)

受付 業務 の流れ

受付 業務 システム

さてExcelの関数で、ある程度 受付 業務 システムの形が出来ました

ただし、ここで問題です・・・

受付 業務シートに参加者の名前が入力されないと、集計ができません!

でも受付で参加者氏名を入力するのは時間がかかります!

ということで・・・

瞬時に参加者の氏名を入力する方法が必要になります

参加者を瞬時にチェック

ということで参加者を瞬時にチェックする方法が・・・

バーコードを利用した 受付 業務 システムです

参加者にバーコードを割り当てる

まずは事前に申し込みをした参加者全員に「バーコード」を付与します

「バーコード」の付与は・・・

「バーコード一括作成機」で簡単に作成できます

生成したバーコードを画像として保存して、参加者氏名のセルに合わせて貼り付けます

受付システム 自作

バーコードリーダーで読み取る

次に作成した「バーコード付き受付リスト」をバーコードリーダーで読み取ります

バーコードリーダーは、新品でも2,000円位で購入できますよ

オッサンLABOは、HARD OFFで980円度購入しました

USB接続のバーコードリーダーであれば、インストール不要で簡単に利用できます

データを表示する

バーコードをリーダーで読み取ると、事前参加者に適当に割り当てたデータが表示されます

たとえば「001」が割り当てられた「山田太郎」なら・・・

受付 業務シートの氏名欄にカーソルを合わせ、バーコードを読み取ると001と表示されます

あとは、さっき説明した「VLOOKUP関数」を利用して・・・

番号に該当した参加者氏名が表示されます

すると次にテーブル番号に設定した「VLOOKUP関数」によってテーブル番号が表示されます

受付 担当者は、パソコン画面に表示されたExcelシートの情報を参加者に伝えるだけです

座席状況シートで確認

バーコードで氏名が入力されて、テーブル番号が表示されると・・・

座席状況シートで設定した「COUNTIF関数」で集計されます

座席状況は、one driveでリアルタイムの情報を確認できます

これで参加者を空いている席に簡単に誘導できますよね!

受付 業務システム 図解説明

言葉だけでは、受付 業務システムの流れが解りにくいと思うので・・・

受付 業務システムを図解説明してみたいと思います

受付システム 自作

で!実際に動かしてみた様子がこちら・・・

スマホで取ったので画質が悪いですがご了承くださいね

自己満足!結婚式とかで使える 受付システム を 自作 してみた

バーコードを「ピッ!」と読み込んだあとに・・・

iPadのExcelシートに情報が反映されているのが確認いただけるでしょうか?

メリット・デメリット

受付 業務 システム

思った通りのシステムが作成できたので、実際に仕事で利用してみました

使用してみてメリットとデメリットが判ったので紹介しますね

メリット

まずは 受付 業務システム メリットからです

受付 がスムーズ

自作の受付業務システムのメリットは、受付の流れがスムーズになったこと!

バーコードを読み込むと、パソコンのモニターに「テーブル番号」が表示されます

受付もすぐにテーブル番号が判りますし、参加者もモニターを確認できるので一目瞭然です

受付で「テーブル番号が聞こえなかった!」

とかいうトラブルは、これで解消です

状況が簡単に把握

さらに自作 受付業務システム のメリットは「参加状況を一目で確認できる」ということ!

セミナー・結婚式で状況が把握できると・・・

万が一席の数が足りないと、速やかに席を増やすことが出来ます

デメリット

次は、受付 業務システム メリットからです

慣れが必要

まずは 自作 の受付システムには「慣れ」が必要ということ

これまで芳名帳に名前を書いたり、チェックリストを使っていた場合・・・

バーコードリーダーなんて、どうやって使うの?状態になります

バーコードリーダーも使用環境によっては、読み込みが上手くいかない時もあるので・・・

スムーズな対応には、少しの慣れが必要です

2重登録

次の問題は2重登録があったこと

「バーコードを読み込まない!」と思って・・・

バーコードリーダーを何度か使用した為、同じ名前で2重に登録されたケースがありました

2重登録は、Excel関数を利用すれば「重複」を削除することが出来ますが・・・

当日利用するまでは気が付きませんでした

未登録者の対応

そして一番厄介なのが「当日参加」に対応できない事

バーコードで対応できるのは、あくまでも「事前申し込み」が行われた場合のみ

申し込みが行われていない人は「出席者データリスト」に無いので・・・

従来通り芳名帳に名前を記入してもらうか、チェックが必要でした

ただ事前登録されていな人は・・・

別の受付に回すようにしていたので、大きなトラブルにはなりませんでした

工夫次第で何でも自作できる

受付 業務 システム

今回は、受付 業務システムを自作してみました

まだまだ改善の余地はありますが・・・

出席状況を把握できる「受付システム」思った以上に使えて好評でした!

ちょっとした工夫次第で何でも自作できる時代なんですねぇ

もちろん今回「プログラミング」も「制作費用」も一切不要!

プログラミングが出来なくても、プログラミング的思考 次第で可能性は広がりますね

プログラミング的思考については、下の記事に書いたのでぜひ読んでみてくださいね!

プログラミング 学習 に 挫折 しそう・・・ 独学でPHPを学んでいるオッサンLABO(@ossan_labo)のオッサンです ...
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