自己満足!結婚式とかで使える 受付システム を 自作 してみた

受付システム を 自作 してみたので自己満足ですが紹介します!

やろうと思えば出来るもん!オッサンLABO(@ossan_labo)のオッサンです!

さてオッサンLABOは、クラウドワークをはじめとする副業以外にも
ちゃんと「本業」で仕事もしております

「本業」の業種は医療関係のサービスなのですが、医師を相手にセミナーの
企画・運営することが多々あります

そんな時にいつも混雑する場所があります・・・それが「受付」

ということで今回、結婚式などにも使えそうな「受付システム」を自作してみたので
自己満足&備忘録的にご紹介したいと思います

もちろんプログラミング等の技術は一切不要です!

受付業務について

受付システム 自作

受付業務にも沢山ありますが・・・
今回オッサンLABOが企画・運営したセミナーでの受付業務は以下の内容となります

  • 参加者は、事前申し込みでリスト化され、受付でチェックをする
  • 参加者は、受付で参加費用を支払ってもらう
  • 参加者は、受付で案内された指定テーブルに着席する

主に上記の3つの業務が受付で行われます

問題点

芳名帳にお名前の記載をいただかない分、かなりスムーズに受付業務を
こなせそうなものですが・・・それでもオッサンLABOが企画・運営したセミナーでは
以下のような問題が、たまに発生していました

受付で人が溜まる

リストにすることで芳名帳に名前を書かない分、受付の時間は短縮されますが
参加費用を支払い、領収書を受け取り、受付からの案内などしていると・・・

受付に長蛇の列が出来てしまう!

これでは、お借りしている会場にも参加者にもストレスになってしまいますよね

どこのテーブルが空いてるか判らない

そして今回のセミナーでは、指定されたテーブルに着席していただく必要がありました

結婚式でも、着席していただくテーブルって決まってますよね?

結婚式は、一人一人お席に名札が置かれていることが多いですが
オッサンLABOが企画するセミナーは、テーブル番号だけで名札は置いていません

そのため指定されたテーブルを受付が、リストから案内する必要があるのですが
リストから名前を探して案内すると時間がかり、受付に長蛇の列が出来てしまう!

なんて事もあります

当日参加者が多い

当日は事前申し込みされた参加者だけに来ていただければいいのですが・・・
セミナー参加者の中には、申し込み無しで来られる方もいます

そんな時に、空きのテーブルが判らないと、既に満席のテーブルを
案内してしまう可能性があって「座る場所が無い!」なんてクレームもありました

受付システム を 自作 してみた

受付システム 自作

という事で、これらの受付で起こりうる問題を解決できないか考えてみました

もちろんプログラミングなどの複雑な作業を抜きにして(笑)

オッサンLabo

リアルタイムで受付状況が確認できれば、テーブルの空き状況は解決できるな

と思ったので、リアルタイムと言えばすぐさま思いついたのが・・・
以前にGoogleドライブで作成した「クリッカーシステム」です

ただ今回は参加者の状況を「集計」する必要があたので、集計が得意なツールを
使用することにしました

利用するシステムは one drive

それがMicrosoft社のクラウドサービス!one drive です

Microsoft OneDrive

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one driveの最大の特徴は、Microsoft社が提供している
WordやExcelまでが、ウェブ上でグループ全員で同時編集が出来るという事

つまり!

受付で、one drive上にアップロードしたExcelデータに参加者を入力して、
テーブルを割り当て、あとは集計すればテーブルの空き状況が把握できそうです

前準備

もちろん、それには下準備が必要です

まずは事前申し込みされた参加者に、一人ずつテーブルが割り当てられた
Excelシートの「出席者データリスト」を作成します

今回は、事前申し込み参加者お一人ずつにA~Qまでのテーブル番号を割り当てました

VLOOKUP関数で指定されたテーブル表示

次に「VLOOKUP関数」を利用して、参加者の氏名が入力されると
事前に準備した「出席者データリスト」からテーブル番号が表示されるシートを作成します

つまりこういうExcelシート・・・・
参加者が来たら、氏名を入力 → テーブル番号が表示されるシートを作成します

参加者氏名 テーブル番号
山田 太郎様 A
(氏名の入力待ち) (VLOOKUP関数)
オッサンLabo

受付で参加者の名前を入力するの!?

と思われた方は、あとで簡単な入力方法をご紹介しますので焦らずに

COUNTIF関数でテーブル状況を把握する

次に表示されたテーブル番号を「COUNTIF関数」で集計されるように
A~Qまで用意されたテーブルの席数をカウントできるExcelシートも準備しました

これが状況を管理する 受付システム の基になるわけです

テーブル番号 着席可能人数 現在の参加者人数
A 10 9
B 10 8

あとは条件書式などで「現在の参加人数」が「8」を超えると色が付くなどの
条件指定をすれば、より分かりやすくなります

当日の 受付システム の流れ

受付システム 自作

さてこのExcelで作成した関数のシートだけでは、十分な 受付システム とは言えません

そもそもExcelシートに参加者の名前が入力されないと集計自体ができないわけですから、
意味がありませんよね?

先ほども疑問があったように「受付で参加者氏名を入力するのは無理!」です

ということで、瞬時に参加者の氏名を入力する方法が必要になりますが
今回オッサンLABOは「バーコード入力」を利用することにしました

来場者をバーコードリーダーでチェック

「バーコード」を利用した 受付システム の流れは以下の通りです

1.参加者にバーコードを付与する

まずは事前申し込みをされた参加者全員に「バーコード」を付与します

「バーコード」の付与は簡単で、今回のセミナー参加者は200名

つまり001~200の番号を適当に参加者に割り当てます

ちなみにバーコードの作成は「バーコード一括作成機」で簡単に作成できます

生成したバーコードを画像として保存して、参加者氏名のセルに合わせて
バーコードを貼り付けます

以下のような受付リスト(元データ)を作成して印刷し、当日の受付で使用します

受付システム 自作

2.バーコードリーダーで読み取る

次に作成した「バーコード付き受付リスト」をバーコードリーダーで読み取ります

バーコードリーダーは、新品でも2,000円位で購入できます

オッサンLABOは、HARD OFFで980円度購入しました

3.読み取ったバーコードでデータを表示する

バーコードをリーダーで読み取ると、事前参加者に適当に割り当てた
001~200の番号が表示されます

あとは再度「VLOOKUP関数」を利用して、番号に該当した参加者指名・テーブル番号を
元データのExcelシートから引用して別シートに表示するようにします

受付担当者は、パソコン画面に表示されたExcelシートの情報を参加者に伝えるだけです

4.管理シートでデータを確認す

さらに読み取ったデータは「COUNTIF関数」で集計されるので
one driveを通してリアルタイムに更新された情報を受付を離れていても確認できます

テーブル案内係がタブレットもしくはスマホで状況を確認しながら
参加者を空いているテーブル席に誘導すれば「空きが無い!」ってトラブルもないですよね

今回の 受付システム を図解説明してみる

ここまでで言葉で説明しても解りにくいかもしれませんので
今回の受付システムを図解説明してみたいと思います

こんな感じですかね・・・

受付システム 自作

で実際に動かしてみた様子がこちら・・・スマホで取ったので画質が悪いです

自己満足!結婚式とかで使える 受付システム を 自作 してみた

バーコードを「ピッ!」と読み込んだあとに、ipadのExcelシートに
情報が反映されているのが確認いただけるでしょうか?

自作 受付システム のメリット・デメリット

受付システム 自作

予定通りのシステムが作成できたので、実際に当日利用してみました

メリットはもちろんデメリットも感じたので、簡単に紹介しますね

メリット

まずは自作の 受付システム メリットからです

受付の流れがスムーズ

最大のメリットが「受付の流れがスムーズ」になったこと!

バーコードを読み込むと、大きなモニターに「テーブル番号」が表示されるの
受付も楽ですし、参加者もモニターで確認が出来るので一目瞭然

「テーブル番号が聞こえなかった!」

とかで再度案内する余計な時間を取ることは一切ありませんでした

参加人数・テーブル状況を一目で把握

そして次の自作 受付システム のメリットが「参加状況を一目で確認できる」ということ!

セミナー・結婚式の管理者としては、状況を把握している必要がありますし
万が一席の数が足りないと、速やかに席を増やす必要があります

この点で、受付システム 管理シートがあれば、簡単に参加人数や満席のテーブルを
把握できるので超便利です!

デメリット

メリットばかり!・・・と言いたいところですが、デメリットもあります

慣れが必要

まずは 自作 の受付システムには「慣れ」が必要という事・・・
これまで受付を担当していたスタッフは、芳名帳に名前を書いてもらって
参加者リストからお名前を確認、該当のテーブルを案内していたわけですから

スタッフも最初は「バーコードリーダーなんて、どうやって使うの?」状態です

またバーコードリーダーも状況によっては読み込みが上手くいかない時もあるので
スムーズな対応には、少しの慣れが必要でしたね

2重登録

次の問題は2重登録があったこと

「バーコードを読み込まない!」と思って、バーコードリーダーを何度か使用した為
同じ名前で2重に登録されたケースがありました

2重登録は、Excelの関数を利用すれば「重複」を削除することが出来ますが
当日利用するまでは気が付きませんでした(笑)

次回の利用の際には「重複登録」に対応できるようにしたいと思います

未登録者の対応

そして一番厄介なのが「当日参加」に対応できない事

バーコードで対応できるのは、あくまでも「事前申し込み」が行われた場合のみ

申し込みが行われていない人は、そもそも「受付リスト」に無いので
当日参加者は、従来通り芳名帳にお名前を記入していただく必要がありました

ただこれに関しては、今回の 自作 受付システムが役に立ったともいえます

「当日参加者」は、事前にテーブルが割り当てられていないため
適当なテーブルに案内することは出来ません!

それで 自作 受付システム の「管理シート」で、現状の出席状況を確認し
空席があるテーブルにスムーズに案内することが出来ました!

工夫次第で何でも 自作 できる時代です

受付システム 自作

という事で、備忘録的に自作した受付システムについて紹介してきました

まだまだ改善の余地はありますが、会議でリアルタイムアンケートが取れる
「クリッカー」に続き、出席状況を把握できる「受付システム」を 自作 しました!

もちろん「プログラミング」なんて、たいそうな作業は一切不要!

ちょっと既存のシステムを工夫するだけで、役立つオリジナルシステムが
自作 できる時代なので便利になりましたよねぇ

もちろん「プログラミング」ができれば、さらに色々なことが出来ると思います

もしプログラミングを学びたい人は、今は自宅でも学べるので一度
チャレンジすることをおススメします!



みなさんも創意工夫で、色々なオリジナルシステムを作成するのはいかがでしょうか?

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