受付システム 自作 するのに、プログラミング一切使いませんでした！
プログラミングを独学中のオッサンLABO（@ossan_labo）のオッサンです！
仕事でたまに、セミナーなどの”運営”をすることがあるのですが・・・
参加者のチェックをしたり座席に案内したり、受付の人って結構大変そうなんです
この受付業務を何とか自動化もしくは、簡素化できないものか・・・
考えた結果、受付システムの自作に挑戦することにしました！
というこで今回の記事テーマは・・・
というお話しです
受付のお仕事は大変
さてさて皆さんは、受付のお仕事をしたことがありますか？
結婚式・同窓会・お葬式などど”受付”をする機会ってたくさんあると思います
- 参加者に名前を書いてもらう
- 参加費用を支払ってもらう
- 参加者をテーブルへ案内する
などなど受付のお仕事って、結構盛りだくさんの内容なんです
受付システムを自作する
そもそも受付に居て、会場の様子も解らないのに・・・
席の案内だとか人の込み具合の把握なんて、不可能に近いと思います
でも受付が混雑すると、参加者はイライラして・・・
- なんでこんなに混んでるの！？受付は何してるの！！
- なんで記帳が必要なの？この情報何に使うの！！
なんて文句を言い始める人も出てきます
そこでトラブル回避のため、プログラミング不要の受付システムを考えました
OneDriveを利用する
プログラミング不要で、本当に ”受付システム” を作ることが出来るのか？
既存のサービス”OneDrive”（無料）を利用すれば、意外と出来てしまいます
OneDriveとは、Microsoft社のクラウドサービスで、クラウド上でファイルの保管や編集が可能になります。
Microsoft OneDrive
Microsoft Corporation無料posted withアプリーチ
まずはOneDriveをインストールして、利用できるようにしましょう
出席者リストをエクセルで作る
”OneDrive” の利用準備ができれば、Excelファイルで受付リストを作成します
作成したExcelファイルを ”OneDrive” に保存すれば・・・
クラウド上で、Excelファイルを共有して、他の端末でも編集が可能になります
ということで、まずは普通にExcelで ”出席者リスト” を作成しましょう
出席者リスト
たとえば結婚式などの場合、参加者のテーブルが決まっていると思うので・・・
参加者が着席するテーブル番号を割り当てた、出席者リストを作ります
今回は、下の表のような ”出席者リスト” をExcelで作成しました
| 参加者氏名 | テーブル番号 |
|---|---|
| 山田 太郎様 | A |
| 田山 花子様 | Q |
これを出席者の情報をデータベースにするわけです
受付リストをエクセルで作る
次に同じExcelファイルの新しいシートで、当日使用する”受付リスト”を作成します
この ”受付リスト” は、当日受付でスタッフが出席者名を入力するのに使いますが・・・
出来るだけ受付の仕事を減らすため、参加者の必要情報を自動化したい
そこで使ったのが ”VLOOKUP” という関数です！
VLOOKUP関数とは、検索して対応するデータを取得するというExcelの関数です。
VLOOKUP関数の使い方
なんだか意味が解らない？となってしまう前に、ここまでの流れを説明します
- 受付スタッフが ”受付リスト” に当日来た人の名前を入力
- VLOOKUP関数で ”出席者リスト” から名前を自動検索
- 該当した名前からテーブル番号など必要な情報を受け付けリストに表示
という作業が、ここまでで出来るようにしたのです
つまり！ここまでに作成した ”受付システム” で・・・
”受付リスト” に名前を入力すれば、自動的に参加者の情報が表示されます
ということで作成した ”受付リスト” が、こんな感じです
| 参加者氏名 | テーブル番号 |
|---|---|
| 山田 太郎様 | A |
| （氏名の入力待ち） | =VLOOKUP（検索値, 範囲, 列番号, [検索の型]） |
ただココまでなら、VLOOKUP関数を使いこなしている人なら・・・
だれでも思いつくような事ですよね
出席者状況をエクセルで作る
ということで更に、出席者の情報から便利な機能を追加したいと思います
それが ”受付” で、会場内の状況を把握できるように・・・
現在の参加者人数や、テーブルの空状況などを把握できるようにしたいと思います
まず先ほどと同じ、Excelファイルに 今度は ”出席者状況” シートを作成します
このシートでは、COUNTIF関数を利用して、出席者状況を把握します
COUNTIF関数の使い方
つまり ”出席者状況” シートで、”受付リスト” に表示された・・・
テーブル番号を ”COUNTIF関数” で集計するのです
COUNTIF関数とは、指定した条件に合うデータを検索し、一致したセルの個数を表示してくれる関数です。
COUNTIF関数を使って、こんな感じのリストを作成します
| テーブル番号 | 着席可能人数 | 現在の出席者数 | 空席 |
|---|---|---|---|
| A | 10 | 9 | 1 |
| B | 10 | ＝COUNTIF(範囲, 検索条件) | 10 |
現在の出席者数が判れば、”席数と出席者数” を引き算することで、空席が判りますよね
これで受付のスタッフでも、会場の状況を把握できますし・・・
当日に突然参加する人が来ても、すぐに空席のテーブルに案内が出来ます
条件書式などで “現在の参加人数” が “8” を超えると色が付くなどの表示条件指定をすれば、より座席状況が判りやすくなります。
参加者を瞬時に入力する方法
なかなか便利な ”受付システム” が出来たと思っていたのですが・・・
参加者の名前を受け付けスタッフが、パソコンで入力するのは大変です
特にパソコン入力が不慣れなスタッフだと、余計に時間がかかりますよね
そこで出席者の名前を瞬時に ”受付リスト” に入力する方法を考えた結果・・・
”バーコード” で出席者の名前を入力する方法を考えました
参加者にバーコードを割り当てる
受付スタッフが、”バーコード” で、出席者の名前を入力するために・・・
参加者全員に管理番号を割り当てておきます
たとえば山田太郎なら ”001” みたいな感じで、管理番号を全員に割り当てました
次に、割り当てた管理番号をバーコードに変換するのですが・・・
非常に便利なサイトがあって、”バーコード一括作成機” で簡単にできました
あとはバーコードを画像にして保存して・・・
データベースになる ”出席者リスト” のセルに合わせて貼り付けます
バーコードリーダーで読み取る
バーコードをバーコードリーダーで読み取ると、元の数字が表示されるので・・・
指定したセルに、元の数字が表示されます
そこでバーコード記載のリストを五十音で並べて見やすくして・・・
当日の受付スタッフに、印刷して渡しておきます
あとは受付スタッフが、出席者の名前を確認し・・・
該当するバーコードを読み取ると、指定したセルに ”001” が入力されます
| 管理番号 | 参加者氏名 | テーブル番号 |
|---|---|---|
| 001 | 山田 太郎様 | A |
| 読み取り数字 | 名前を表示するVLOOKUP関数 | テーブル番号を表示するVLOOKUP関数 |
ここまでのExcelファイルが出来れば、最初に登録した ”OneDrive” に保存します
まとめ：自作受付システムの図解説明
言葉だけでは、今回の受付システムの流れが解りにくいと思うので・・・
当日の受付システムを利用した流れを図解説明してみたいと思います
まずは受付係は”OneDrive”に保存した、受付Excelファイルを表示します
- 受付で出席者の名前を確認、手元の受付表から該当バーコードをスキャン
- VLOOKUP関数で ”出席者リスト” から、自動で名前とテーブル番号が入力
- 受付スタッフは、表示されたテーブル番号を案内する
- 入力情報はCOUNTIF関数で自動計算されテーブル空状況が表示される
しかもOneDriveに保存しているので、共有URLを発行すれば・・・
どの端末からでも、受付状況を確認することが出来ます
ということで、実際に動かしてみた様子がこちらです
バーコードを「ピッ！」とスキャンした後に・・・
iPadに表示したExcelセルが ”0 ⇒ 1” に変わったのが確認できます
ここまですれば受付スタッフの作業も、かなり軽減できるし・・・
受付で待つ出席者にも、会場の状況を説明することが出来ます
プログラムミング不要でもパソコンは必要
ここまでがプログラミング無しで出来るから、便利な世の中になりましたが・・・
さすがに、この内容をスマホやタブレットのみでは出来ません
プログラムミング不要でも、パソコンは必要になります
ただ本格的な作業でもないので、OFFICE製品が使えてとネットに繋がる・・・
コスパの良いパソコンで十分対応できます
OFFICE製品が使えるパソコン
たとえばOFFICEを使う事務パソコンに必要なスペックは・・・
| OS | Windows 10 |
|---|---|
| CPU | Corei5 以上 |
| メモリ | 8.0GB 以上 |
| SSD | 256GB 以上 |
上記のスペックであれば、十分以上に仕事が出来ると思います
このスペックでも新品だと、10万円以上するかもしれませんが・・・
中古パソコンだと、3万円以内でパソコンを購入することが十分可能です
しかも最近の中古パソコンは、保証も付いているので買ってからも安心！
受付システムを自作してみたい！パソコン初めて買う！なんて人は・・・
まずは中古パソコンいかがでしょうか？
自作 受付システムのメリット・デメリット
プログラミング一切不要で、ExcelとOneDriveを利用すれば出来る受付システム
無料で思った通りのことが出来たので、大変満足だったのですが・・・
実際に使ってみたら、やっぱり自作ならではの問題点も出てきました
もしマネしてみたい人は、メリットやデメリットも参考にしてください
自作 受付システム のメリット
まず自作した受付システムの メリットを紹介したいと思います
メリットは3つ・・・
- 受付 がスムーズにできた
- 状況が簡単に把握できた
- ほぼ無料でできた
一つずつ紹介していきます
受付 がスムーズにできた！
今回のシステム導入で、参加者の名前を聞けば、瞬時に案内がきたので・・・
受付が非常にスムーズにできました！
最後の一工夫として、出席者に見えるように ”テーブル番号” が表示される・・・
モニターを受付に置いたので、参加者も自分テーブルを確認できました
受付スタッフが「〇〇番のテーブルです」と案内する必要が無かったので・・・
他の業務に集中出来て、出席者が ”溜まる” ことはありませんでした
状況が簡単に把握できた
作成したExcelファイルは、OneDriveに保存されていたので・・・
”出席者状況” シートを見れば、出席人数やテーブル空席状況が確認できました
当日、運営責任者のスマホに共有させたので・・・
運営責任者は、どこにいても会場全体の状況を把握できたので好評でした
受付スタッフが、わざわざ責任者に出席者状況を伝える必要が無いので・・・
受付スタッフとしては、メチャクチャ助かったみたいです
ほぼ無料でできた
そして今回作った受付システムですが・・・
OneDriveも無料で利用できたので、自作費用 ”ほぼ無料” でした！
”ほぼ無料” ということで、多少の出費があったのですが・・・
それは唯一購入した、中古バーコードリーダー680円です
受付システムなんて、専門業者に頼むと、驚く価格になりますが・・・
工夫さえすれば、ほぼ無料で受付システムを自作出来るのです！
自作 受付システム のデメリット
なんと素晴らしい、自作の受付システムですが・・・
やはり素人が作ったシステム、実際に使うと問題点も出てきます
今回、使って判った問題点も３つ・・・
- 受付システムは慣れが必要
- 2重登録してしまうことがある
- 臨機応変な対応が必要
といった問題がありました
受付システムは慣れが必要
まず 自作 受付システムを使うには、使う側の ”慣れ” が必要です
受付スタッフは、通常 ”芳名帳” や ”チェックリスト” を利用しますが・・・
自作 受付システムは、バーコードリーダーを利用します
初めてバーコードリーダーを使用する人もいると思いますし・・・
”OneDrive” を利用しているため、通信環境によっては反応に遅延が起こります
どうすれば受付システムが動くのか、事前に伝えておく必要があります
2重登録してしまうことがある
次のデメリットは ”2重登録してしまうことがある” ということです
バーコードの反応が良すぎるのか？ 慣れていないせいか？・・・
バーコードを2回読み取ることがありました
そのため出席人数が増えたり、空席が無くなったりしました
この問題はExcelの ”重複登録” を見分ける機能を使えば解決できますが・・・
忙しい受付スタッフに、重複ピックアップして削除するのは大変！
これは改善の余地がありそうでしたね
臨機応変な対応が必要
2重登録などのイレギュラーやバーコードをスキャンしても反応しない・・・
などなど自作システムだけあって、やはり当日トラブルもありました
もし受付システムが、正しく動作していない時は・・・
慌てず ”臨機応変な対応” が出来るような、受付スタッフが必要です
つまり自作受付システムを使うなら・・・
今回のシステムに精通していて、臨機応変に対応できる人が必要になります
オッサンLABOは、受付スタッフ責任者に・・・
今回のシステム仕様書と、事前にテスト運用してもらって対応しました
プログラミング不要で自作ができる
今回プログラミングを使わずに、受付システムを自作してみました！
まだまだ改善の余地はありましたが、リアルタイムで状況が把握できて・・・
”受付スタッフ” には、80%ほどの評価を頂くことが出来ました
プログラミングが出来なくても・・・
ちょっとした工夫とアイデアで、何でも自作できる便利な時代です
ぜひ皆さんも、今あるサービスで便利なシステムを作ってみませんか？
このオッサンLABOブログでは、既存のプラットフォームを利用した・・・
役立つオッサンの仕事術や、古いパソコンの使い道を紹介しています
今後ともオッサンLABOをよろしくお願いいたします
