リモートなら Google スプレッドシート 同時編集 すべき

パソコン関連

Google スプレッドシート で、 同時編集 出来るようにしたら驚くほど便利でした!

リモートワークが多いオッサンLABO(@ossan_labo)のオッサンです!

 

仕事でよく使うソフトと言えば、Excelなどの”表計算ソフト”ですが・・・
Google の表計算ソフトがあるの知っていましたか?

 

それが Google スプレッドシート と呼ばれる、表計算ソフトです

しかも Excel にも負けない機能が、備わっている超優秀ソフトです

 

ということで今回の記事テーマは・・・

記事のテーマリモートなら Google スプレッドシート 同時編集 すべき

という内容のお話しです

Google スプレッドシート

Google スプレッドシート 同時編集

Google スプレッドシート を初めて聞いた人も多いと思います

Google スプレッドシートとは、Googleが提供するWEB上で動く、無料の表計算ソフトです。

簡単に説明すると、Google版のExcelと言うことですね

 

Googleアカウントがあれば、誰でも自由に無料で全機能が使えるのです

Googleアカウントを持っていない人は、別の記事で作成方法を紹介しています

今からでも遅くない! Google Drive の 使い方
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Google スプレッドシート の特徴

Google スプレッドシートもExcelと同じ表計算ソフトですが・・・
“大きな違い”だけマトメてみました

スプレッドシートExcel
インストールの有無不要必要
ソフトの処理方法ネット上のサーバーパソコン
共同編集可能不可 *OneDrive必要
購入費用0円約13,000円

他にもフォントの種類や使える関数の違いなど、幾つかありますが・・・
一般的に使う上で、Google スプレッドシートとExcelの大きな違いを紹介しました

インストールの有無

まず “インストールの有無” ですが、Googleスプレッドシートは・・・
サーバー上で使用するので、インストールが不要なのです

 

サーバー上で利用するということは、インストール不要だけでなく・・・
ブラウザとネット環境があれば利用できます

Google Sheets: 無料のオンライン スプレッドシート エディタ | Google Workspace
Google Sheets を使用して、オンライン スプレッドシートを作成、編集しましょう。どのデバイスからでもリアルタイムで安全に共有してインサイトを確認できます。

ソフトの処理方法について

Google スプレッドシートは、ネット上のサーバで処理が行われます

 

つまりパソコン自体が表計算をしていない・・・
安定した通信が確保できれば快適に利用可能なのです

 

ということは 低スペックPCや古いPCでも”使える”という大きなメリットがあります

仕事に オススメ 安い "〇〇" モバイルパソコン をご紹介
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共同編集について

Google スプレッドシートは、常にインターネットに繋がっているため・・・
リアルタイムで、ネット上のスプレッドシートが更新されていきます

 

しかも Google スプレッドシートは、Google Driveを利用して共有できます

スプレッドシートの内容を変更したり追記すると・・・
共有しているユーザーにリアルタイムで、反映されます

 

つまり Google スプレッドシートなら、無料で表計算の”共同編集”が出来るのです

その他にも違いがある

その他に スプレッドシートには、Excelには無い機能がありますが・・・
逆にExcelにはある機能が、スプレッドシートには無い場合があります

 

たとえば“関数”に関しては、Excelと同様に使えません

またExcelでは “VBA” と呼ばれる、プログラミング言語の使用が可能ですが・・・
Google スプレッドシートは“VBA”ではなくスクリプトと呼ばれる機能が付いています

 

このようにGoogle スプレッドシートとExcelは、同じ表計算ソフトですが・・・
出来ることの違いが多くあるのです

Google スプレッドシート の使い方

Google スプレッドシート 同時編集

ただExcelをすでに使っているのに、慣れた表計算ソフトから・・・
わざわざスプレッドシート に変更する必要はあるのか?」という疑問あると思います

 

新しいソフトを導入するのは大変と思うかもしれませんが・・・
スプレッドシートは、Excelと操作は変わりません

 

では “Google スプレッドシート の使い方” を簡単に紹介したいと思います

スプレッドシートで関数を使う

まずは表計算ソフトには欠かせない、関数について紹介します

 

Excelで使用頻度の高い“基本関数”は、Googleスプレッドシートでも使用可能です

 

むしろGoogle スプレッドシート 独自の関数が便利だったりします

使用可能な関数について

全ての関数を紹介するのは大変なので・・・
今回の記事では、よく使いそうな関数だけを紹介しています

 

Google スプレッドシートで使える、全ての関数を知りたい人は・・・
Googleサポートサイトから確認が出来ます

Google スプレッドシートの関数リスト - Google ドキュメント エディタ ヘルプ
よく使う関数
名前構文説明
SUMSUM(値1,値2)数値の合計を出す
SUMIFSUMIF(範囲,条件,合計範囲)条件に合った合計を出す
COUNTIF COUNTIF(範囲,条件)範囲内で条件に一致する個数を返す
VLOOKUPVLOOKUP(検索キー,範囲,指数,並べ替え済み)列を検索し、指定した行のセルを返す

だ表的なよく使う関数を5つだけ紹介しましたが・・・
その他にもExcelで使用できた関数が、そのまま利用できます

 

さらにGoogle スプレッドシートだけのオリジナル関数も便利です

Googleスプレッドシート オリジナル関数
名前構文説明
IMAGEIMAGE(“画像URL”)セルに画像を表示させる
GOOGLETRANSLATEGOOGLETRANSLATE(“元文”,”元言語”,”翻訳言語”)簡単単語を翻訳して表示
SPARKLINESPARKLINE(データ, オプション)セルにミニ グラフを作成

などなどExcelには無い関数があるのも、Googleスプレッドシートの魅力です

関数の使い方について

Googleスプレッドシートの場合、Excelと関数の使い方少々違います

 

まず関数を挿入したいセルを選択してから・・・
画面上部のメニューの “挿入” から ”関数” を選択します

Google スプレッドシート 同時編集

“関数” を選択を選択すると、使用できる“関数”の項目が表示されます

Googleスプレッドシート同時編集

さらに“関数”の項目を選ぶと、”型”が表示されるので使用する”関数の型”を選択します

Google スプレッドシート 同時編集

使用できる”関数の型”が、非常に多くて”どれか解らない”という場合には・・・
“関数項目”の最下段に “詳細” がありますのでクリックしてください

関数の内容一覧が掲載されている、Googleサポートサイトが表示されます

同時編集 が便利すぎる!

ここまでで スプレッドシート で、Excelと同じことが出来ることが解りました

でも一番今回Google スプレッドシートのアピールポイントとして・・・
スプレッドシートを共有すると、共有した複数の人”同時編集”が出来るということです

 

特に今はリモートワークで、会社に居ないケースが増えてきています

そんな場合でも、スプレッドシートの”同時編集”機能を使えば・・・
まるで同じ空間で仕事をしているように作業が出来るのです!

 

離れた場所で仕事していても スプレッドシートなら、作業効率が落ちないという訳です

スプレッドシートを共有する

まずはGoogle Driveに保存されている、スプレッドシートを右クリックします

表示されたメニューから“共有”を選びましょう

Google スプレッドシート 同時編集

ユーザーやグループと共有の画面が表示されます

まず画面下にある“リンクを知っている全員に変更”をクリックしてください

Google スプレッドシート 同時編集

権限の変更が出来れば、次は共有した人が“編集”出来るように設定します

Google スプレッドシート 同時編集

変更が完了すれば、“リンクをコピー”して完了です

Google スプレッドシート 同時編集

あとはメールで共有リンクを貼り付けて、共有したい相手に送信しましょう

これは以前紹介した動画共有と一緒の手順ですね

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動画共有 YouTube以外なら、 GoogleDrive が簡単でオススメです!オッサンLaboのオッサンです。動画共有って複雑でめんどくさい!などなどのイメージが無いですか?ということで今回の記事テーマha、Googleドライブを利用して動画共有する方法です!

同時編集してみる

さて今回”サンプルデータ”を二人で共同編集してみました

共同編集が開始されると、スプレッドシート上部に、アイコンが表示されます

Googleスプレッドシート同時編集

カーソルも共有者と自分の二つ表示されているのが解ります

Google スプレッドシート 同時編集

実際にスプレッドシートで、共同編集している作業の様子を見てみましょう

同時にデータが編集されているのが解りますよね

 

さらにGoogleのアカウントでログインすれば・・・
チャット機能も使えるようになるので、さらに同時編集作業の効率が上がります

 

リモートワークの時代、同時編集で仕事が進められるのは有難いですね!

Googleスプレッドシートが便利すぎる

Googleスプレッドシート同時編集

Google スプレッドシート 使えば使うほど、その便利さに驚かされています

もちろんインターネットが必須など、Excelには無い使用条件もありますが・・・
やはり無料で、誰でも”共同編集”が出来るのはスプレッドシートの魅力です

 

今回は紹介出来ませんでしたが、スプレッドシートはExcelとも互換性があります

つまりExcelデータをGoogle Driveに保存するだけで・・・
Google スプレッドシートとして、データ追記・編集ができるようになるのです

 

ますますGoogle スプレッドシートが、便利になりそうですね

今のうちにGoogle スプレッドシートに慣れておくことをオススメします

 

このオッサンLABOのブログでは、Googleなどの便利な使い方を紹介しています

今後ともオッサンLABOブログをよろしくお願いいたします!

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